Datenschutzerklärung für die App „KanzleiConnect“
Stand: Oktober 2026 · gilt für die App KanzleiConnect für iPhone und iPad einschließlich der Erweiterung „Ins DMS ablegen“ sowie für Testversionen über Apple TestFlight.
1. Anbieter der App und Verantwortlicher
Luca Bartelheimer
Aufm Rode 9
32584 Löhne
Deutschland
E-Mail: info@kanzleiconnect.lmb-asp.com
Der Anbieter ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Daten, die er selbst erhält: Daten aus TestFlight (Abschnitt 8), E-Mails an ihn (Abschnitt 9) und den Aufruf dieser Webseiten (Abschnitt 10). Für Mandantendaten siehe Abschnitt 3.
2. Das Wichtigste in Kürze
- KanzleiConnect ist ein Werkzeug für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Steuerberatungskanzleien. Die App zeigt Daten aus dem DATEV-System der eigenen Kanzlei an und schreibt Änderungen dorthin zurück.
- Der Anbieter der App erhält keine Daten aus der App. Es gibt keinen Server des Anbieters, kein Benutzerkonto beim Anbieter, keine Analyse- oder Tracking-Dienste, keine Werbung und keine eingebundenen Dienste Dritter (SDKs).
- Mandantendaten werden ausschließlich zwischen dem Gerät und dem DATEVconnect-Server der Kanzlei übertragen – direkt oder über ein Gateway, das die Kanzlei selbst gewählt hat (Abschnitt 4).
- Funktionen mit künstlicher Intelligenz, Texterkennung und Spracherkennung laufen ausschließlich auf dem Gerät. Es wird kein Cloud-Dienst genutzt, auch nicht Apples „Private Cloud Compute“.
- Im Demo-Modus (voreingestellt) arbeitet die App nur mit erfundenen Beispieldaten und baut keine Verbindung zu einem Server auf.
3. Verantwortlichkeit für Mandantendaten
Die Kanzlei, die KanzleiConnect einsetzt, ist für die Verarbeitung der Daten ihrer Mandantinnen und Mandanten sowie ihrer Beschäftigten verantwortlich (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Sie entscheidet, welche Daten in DATEV gespeichert sind, wer darauf zugreifen darf (DATEV-Rechteverwaltung) und welche Regeln auf den Geräten gelten (z. B. der BYOD-Modus der App für private Geräte).
Der Anbieter der App hat keinen Zugriff auf diese Daten. Fragen zu Mandantendaten und zur Ausübung von Betroffenenrechten richten Sie bitte an die jeweilige Kanzlei.
4. Verbindung zum DATEV-System der Kanzlei
Im Live-Modus verbindet sich die App mit dem DATEVconnect-Server der Kanzlei. Die Verbindungsart wählt die Kanzlei:
- Direkt im Kanzleinetz (z. B. über VPN): Die Daten gehen unmittelbar zwischen Gerät und Kanzleiserver. Dafür fragt iOS nach der Freigabe „Lokales Netzwerk“.
- Über ein Gateway (Riecken Cloud Gateway oder Klardaten Gateway): Die Daten werden verschlüsselt über den Dienst des Gateway-Anbieters übertragen, mit dem die Kanzlei einen eigenen Vertrag hat. Für diese Verarbeitung gelten die Vereinbarungen zwischen Kanzlei und Gateway-Anbieter.
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt per HTTPS; über ein Gateway immer. Selbst signierte Zertifikate des Kanzleiservers werden nur nach ausdrücklicher Bestätigung des Fingerabdrucks akzeptiert und danach fest hinterlegt.
Bei einer Direktverbindung kann HTTPS ausgeschaltet werden, wenn der Kanzleiserver kein Zertifikat hat. iOS lässt das nur zu Servern im lokalen Netz zu (IP-Adresse oder Servername ohne Domain). Benutzername, Passwort und Inhalte gehen dann unverschlüsselt über das Netz; die App weist in den Einstellungen darauf hin. Diese Einstellung ist nur vertretbar, wenn die Strecke bis zum Server anderweitig geschützt ist.
Übertragen werden die für die jeweilige Funktion nötigen Daten, insbesondere: Mandantenstammdaten und Kontaktdaten, Zuständigkeiten, Aufträge und Fristen, Honorarrechnungen und Rechnungsvorschläge, Dokumente und deren Metadaten aus DATEV DMS, Auswertungen der Finanzbuchführung, Lohndaten auf Mandantenebene, erfasste Leistungen. Schreibend übermittelt die App nur, was die Nutzerin bzw. der Nutzer ausdrücklich auslöst: gebuchte Leistungen, abgelegte Dokumente, Änderungen an Dokumenten (Status, Notiz, Bearbeiter, Angaben) und den Abschluss von Teilaufträgen.
5. Daten auf dem Gerät
| Daten | Speicherort und Schutz | Dauer |
|---|---|---|
| Passwort bzw. Zugangs-Token für DATEVconnect; Prüfsumme zuletzt abgelehnter Zugangsdaten (Schutz vor Kontosperre); ggf. BYOD-Admin-Code als Prüfwert | iOS-Schlüsselbund, nur auf diesem Gerät und nur bei entsperrtem Gerät lesbar, nicht im Geräte-Backup | bis zur Änderung bzw. BYOD-Löschung. iOS entfernt Schlüsselbund-Einträge beim Löschen der App nicht; die App löscht sie beim ersten Start nach einer Neuinstallation |
| Verbindungseinstellungen (Server, Benutzername, Zertifikats-Fingerabdruck), Sichten, Darstellung, Einstellungen für Mitteilungen und BYOD, Zeitpunkt des letzten Serverkontakts | App-Einstellungen; können im Geräte-Backup enthalten sein | bis zur Änderung oder Löschung der App |
| Technische Kennungen (IDs) von Mandanten, Mitarbeitenden, Rechnungsvorschlägen und Dokumenten – z. B. gewähltes Profil, zuletzt verwendete Mandanten der Ablage, Regel für Eigenverwaltung, bereits gemeldete Vorschläge und Dokumente für Mitteilungen, Datum erstellter Freigabe-Mails | App-Einstellungen; können im Geräte-Backup enthalten sein; keine Namen und keine Inhalte | bis zur Änderung oder Löschung der App; Daten zu Freigabe-Mails höchstens 180 Tage. Bei der BYOD-Löschung werden die Kennungen für Mitteilungen und Freigabe-Mails entfernt, die übrigen bleiben erhalten |
| Offline-Stand (zuletzt geladene Listen) und für „Ins DMS ablegen“ die Mandantenliste | verschlüsselt (iOS-Datenschutzklasse „vollständig“), nicht im Backup, nur für dieselbe Verbindung und denselben Benutzer; abschaltbar; im BYOD-Modus standardmäßig aus | angezeigt höchstens 7 Tage; die Datei wird beim nächsten Abgleich ersetzt und beim Abschalten, mit „Zwischenspeicher löschen“, bei einem Verbindungswechsel, bei der BYOD-Löschung und mit der App gelöscht |
| Suchverlauf | verschlüsselt, nicht im Backup | bis zum Löschen in der App, bei Verbindungs- oder Demo-Wechsel, „Zwischenspeicher löschen“ bzw. BYOD-Löschung |
| Zeit-Favoriten | verschlüsselt, nicht im Backup; je Verbindung und Profil; im BYOD-Modus ohne Mandantenname und -nummer | bis zum Löschen in der App bzw. bei der BYOD-Löschung |
| geöffnete Dokumente und Anhänge (Vorschau) | temporär, verschlüsselt | werden beim Schließen gelöscht, spätestens beim nächsten Start der App |
Detailabfragen (z. B. Buchhaltung, Lohn, Dateiinhalte) werden nur im Arbeitsspeicher gehalten.
Mit dem BYOD-Modus kann die Kanzlei für private Geräte zusätzliche Regeln vorgeben, u. a. Sperre per Face ID bzw. Gerätecode, keine lokale Speicherung von Mandantendaten, eingeschränktes Teilen, Verdecken bei Bildschirmaufnahme und automatisches Löschen der App-Daten nach einer festgelegten Zeit ohne Verbindung zum Kanzleiserver (Passwort, Offline-Stand, Suchverlauf, Favoriten, Vorschauen).
6. Funktionen auf dem Gerät und Berechtigungen
- Künstliche Intelligenz (Zusammenfassungen, Belegerkennung, Auswertung von Diktaten): Apple Foundation Models auf dem Gerät. Ergebnisse sind Vorschläge; gebucht oder abgelegt wird erst nach Bestätigung.
- Texterkennung in Scans und Bildern: Apple Vision auf dem Gerät.
- E-Mails und E-Rechnungen (EML, Outlook-Nachrichten, XRechnung, ZUGFeRD) werden auf dem Gerät gelesen und angezeigt.
- Mikrofon und Spracherkennung für Diktate: Die Erkennung erfolgt ausschließlich auf dem Gerät. Ist sie für Deutsch auf dem Gerät nicht verfügbar, steht die Diktatfunktion nicht zur Verfügung – es wird nicht auf eine Erkennung im Internet ausgewichen.
- Kamera: zum Scannen von Belegen für die DMS-Ablage.
- Fotos: Die App liest nur Fotos, die Sie selbst auswählen, und speichert Bilder nur auf Ihren Wunsch in der Fotos-App.
- Kontakte: Die App hat keinen Zugriff auf Ihr Adressbuch (siehe „In Kontakte übernehmen“ in Abschnitt 7).
- Face ID / Touch ID / Gerätecode: Die Prüfung übernimmt iOS; die App erhält keine biometrischen Daten.
- Mitteilungen: werden auf dem Gerät erzeugt (kein Push-Server). Auf dem Sperrbildschirm erscheinen nur Anzahlen, keine Mandantennamen.
- Hintergrundaktualisierung: Die App fragt in von iOS festgelegten Abständen beim Kanzleiserver nach neuen Rechnungsvorschlägen und Posteingangsdokumenten.
7. Weitergabe nur auf Ihre Veranlassung
Daten verlassen die App über den Kanzleiserver hinaus nur, wenn Sie das ausdrücklich auslösen, z. B.:
- Teilen eines Dokuments an eine andere App (im BYOD-Modus nur an erlaubte Apps, z. B. Microsoft Teams oder Outlook),
- E-Mail, Anruf, Nachricht an Kontakte aus der Mandantenakte (öffnet die jeweilige App des Geräts),
- Freigabe-Mail zu Rechnungsvorschlägen: öffnet Ihre Mail-App mit einem vorbereiteten Text (Mandant, Auftrag, Beträge) an die in den Einstellungen hinterlegten Empfänger; gesendet wird erst durch Sie,
- In Kontakte übernehmen: Name, Anschrift, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Website eines Mandanten bzw. Ansprechpartners werden an Apples Kontaktkarte übergeben. Gespeichert wird erst, wenn Sie dort „Neuen Kontakt erstellen“ oder „Zu vorhandenem Kontakt hinzufügen“ wählen. Gespeicherte Kontakte werden mit den Konten Ihres Adressbuchs (z. B. iCloud, Exchange, Google) synchronisiert und sind für andere Apps mit Kontaktzugriff sichtbar. Im BYOD-Modus mit eingeschränktem Teilen wird die Funktion nicht angeboten,
- Route: Die Anschrift wird an Apple Karten übergeben,
- Links in E-Mails: werden nach Rückfrage im Browser geöffnet,
- Diagnosebericht und Einstellungs-Export: werden nur erstellt, wenn Sie sie selbst teilen. Der Diagnosebericht enthält keine Zugangsdaten und maskiert Such- und Filterwerte; der Einstellungs-Export enthält kein Passwort.
In der App angezeigte E-Mails werden ohne externe Inhalte dargestellt: Bilder, Schriften, Skripte oder Verbindungen zu fremden Servern werden blockiert, damit Absender nicht erfahren, ob, wann und wo eine Nachricht geöffnet wurde.
8. Testversionen über Apple TestFlight
Testversionen werden über Apples Dienst TestFlight verteilt. Dabei verarbeitet Apple Daten der Testerinnen und Tester, z. B. Name und E-Mail-Adresse der Einladung, Installations- und Nutzungsdaten, Absturzberichte sowie Feedback, das über TestFlight gesendet wird. Der Anbieter der App erhält über App Store Connect Einladungsdaten, Absturzberichte und das gesendete Feedback. Absturzberichte enthalten keine Mandantendaten, weil die App keine Inhalte protokolliert.
Der Anbieter nutzt diese Daten nur, um den Test durchzuführen und Fehler zu beheben (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Teilnahme am Test auf Einladung – bzw. lit. f – berechtigtes Interesse an einer fehlerfreien App). Testerinnen und Tester werden nach dem Ende ihrer Teilnahme aus der Testgruppe entfernt; Feedback wird nicht länger genutzt, als es für die Behebung des gemeldeten Problems nötig ist.
Bitte beachten: Ein Bildschirmfoto, das Sie mit TestFlight-Feedback senden, enthält den sichtbaren Bildschirminhalt und wird an Apple und den Anbieter übermittelt. Senden Sie Bildschirmfotos deshalb nur aus dem Demo-Modus.
Informationen zur Datenverarbeitung durch Apple: https://www.apple.com/de/legal/privacy/
9. Kontakt per E-Mail
Wenn Sie dem Anbieter eine E-Mail schreiben, verarbeitet er Ihre Angaben (E-Mail-Adresse, Name, Inhalt), um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie dafür nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
10. Diese Webseiten
Diese Seiten werden auf einem virtuellen Server der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, bereitgestellt. IONOS verarbeitet die Daten dabei im Auftrag des Anbieters (Art. 28 DSGVO).
Beim Aufruf überträgt Ihr Browser technisch notwendige Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite und die Browserkennung. Der Webserver verarbeitet sie nur, um die Seiten auszuliefern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), und speichert keine Zugriffsprotokolle.
Die Seiten setzen keine Cookies, nutzen keine Analyse- oder Tracking-Dienste und laden keine Inhalte von anderen Servern (keine externen Schriften oder Skripte).
11. Ihre Rechte
Sie haben nach der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Für den Anbieter zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW). Zu Daten in DATEV wenden Sie sich bitte an die Kanzlei, zu TestFlight-Daten an Apple bzw. für Einladungs- und Feedbackdaten an den Anbieter (Abschnitt 1).
Mit dem Löschen der App entfernt iOS deren Dateien und Einstellungen. Die Einträge im Schlüsselbund entfernt die App beim ersten Start nach einer Neuinstallation (Abschnitt 5). Zusätzlich können Sie in den Einstellungen der App den Zwischenspeicher löschen.
12. Änderungen
Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen der App mit Auswirkung auf den Datenschutz ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.